Kinh nghiệm sử dụng văn phòng phẩm hiệu quả
Đăng lúc: Thứ năm - 19/12/2013 11:22 - Người đăng bài viết: NCN1303
(CTG) Quản lý đồ dùng văn phòng phẩm là một phần việc khá quan trọng của bộ phận hành chính nhân sự trong mỗi công ty. Biết cách quản lý những đồ dùng văn phòng phẩm này một cách khoa học sẽ giúp phòng hành chính theo dõi các phòng ban có sử dụng văn phòng phẩm hiệu quả hay không cũng như để thu mua kịp thời, đáp ứng nhu cầu của công ty.
1. Căn cứ vào nhu cầu của mỗi phòng, mỗi bộ phận
Trước khi định mua đồ dùng văn phòng phẩm cho công ty, bạn hãy tập hợp nhu cầu văn phòng phẩm của mỗi phòng ban, bộ phận rồi lên danh sách những thứ cần mua. Cách làm này giúp bạn kiểm soát số lượng, chủng loại các đồ dùng cần đặt mua, tránh việc mua vật dụng văn phòng phẩm này quá nhiều hay quá ít gây lãng phí. Nhờ đó, bạn còn có thể tính toán trước chi phí mua sắm.
2. Dự trữ văn phòng phẩm ở một nơi nhất định
Đồ dùng văn phòng phẩm, vật tư văn phòng cần được đặt ở một phòng nhất định, giúp việc phân bổ và giám sát dễ dàng. Bạn nên thường xuyên giám sát số lượng còn trong kho để biết các nhân viên trong công ty có sử dụng lãng phí hay không cũng như biết phòng ban nào sắp hết để cấp phát, thu mua kịp thời, phục vụ nhu cầu công việc của các nhân viên.
3. Đưa ra định mức sử dụng
Mỗi loại văn phòng phẩm phải có định mức sử dụng và bộ phận hành chính lập định mức sử dụng cho từng phòng ban và cấp phát theo số lượng đó. Hàng quý, phòng hành chính nên rà soát lại định mức sử dụng văn phòng phẩm và bổ sung cho phù hợp.
Bạn hãy luôn giám sát danh sách các đồ dùng văn phòng phẩm của công ty để đặt mua kịp thời. Bên cạnh đó, bạn có thể kiểm tra xem có nhân viên nào tự ý mang đồ dùng văn phòng phẩm của công ty về nhà hay không.
4. Tái sử dụng khi có thể
Rất nhiều đồ dùng văn phòng phẩm có thể tái sử dụng để tiết kiệm chi phí, bảo vệ môi trường. Với các loại giấy in, chúng ta có thể tận dụng lại các tờ giấy còn trắng một mặt để làm giấy nháp, in tài liệu không quan trọng, tài liệu nội bộ. Công ty có thể đặt thùng giấy tái chế ở gần chỗ ngồi của các nhân viên, gần máy in, máy photocopy…
Bên cạnh đó, các nhân viên có thể chia sẻ những vật dụng mình không dùng đến cho người khác như: kẹp ghim, kẹp bướm, giấy note, bút nhớ, cặp tài liệu… Cách làm này giúp tận dụng tối đa công năng củavăn phòng phẩm và giảm chi phí mua sắm mới khi chưa cần thiết.
5. Chọn văn phòng phẩm chất lượng
Đối với một món văn phòng phẩm, cũng có rất nhiều chủng loại, chất lượng từ thượng vàng đến hạ cám. Thường thì món hàng rao bán được quảng cáo đúng tên gọi, chất lượng có thương hiệu với giá siêu rẻ trong bảng báo giá. Tuy nhiên khi thực tế giao hàng, khách hàng lại nhận được món hàng văn phòng phẩm tương tự nhưng kém chất lượng, sử dụng không được như ý và chúng mau chóng hỏng trong thời gian ngắn.
Như vậy, chi phí cho việc mua đi mua lại các món văn phòng phẩm giá rẻ nhưng chất lượng kém còn hao phí nhiều hơn so với việc mua hẳn một sản phẩm văn phòng phẩm chính hãng chất lượng tốt của các hãng lớn trong nước như Thiên Long, thương hiệu Flexoffice… với mức giá tốt. Việc ra sức tiết kiệm chi phí văn phòng phẩm lại trở thành gánh nặng chi phí hơn cho doanh nghiệp khi gặp phải muôn vàn chiêu thức tiếp thị chèo kéo, gạt gẫm khách hàng của các cơ sở cung cấp văn phòng phẩm siêu rẻ, hoạt động nhỏ lẻ, chắp vá…
Trước khi định mua đồ dùng văn phòng phẩm cho công ty, bạn hãy tập hợp nhu cầu văn phòng phẩm của mỗi phòng ban, bộ phận rồi lên danh sách những thứ cần mua. Cách làm này giúp bạn kiểm soát số lượng, chủng loại các đồ dùng cần đặt mua, tránh việc mua vật dụng văn phòng phẩm này quá nhiều hay quá ít gây lãng phí. Nhờ đó, bạn còn có thể tính toán trước chi phí mua sắm.
2. Dự trữ văn phòng phẩm ở một nơi nhất định
Đồ dùng văn phòng phẩm, vật tư văn phòng cần được đặt ở một phòng nhất định, giúp việc phân bổ và giám sát dễ dàng. Bạn nên thường xuyên giám sát số lượng còn trong kho để biết các nhân viên trong công ty có sử dụng lãng phí hay không cũng như biết phòng ban nào sắp hết để cấp phát, thu mua kịp thời, phục vụ nhu cầu công việc của các nhân viên.
3. Đưa ra định mức sử dụng
Mỗi loại văn phòng phẩm phải có định mức sử dụng và bộ phận hành chính lập định mức sử dụng cho từng phòng ban và cấp phát theo số lượng đó. Hàng quý, phòng hành chính nên rà soát lại định mức sử dụng văn phòng phẩm và bổ sung cho phù hợp.
Bạn hãy luôn giám sát danh sách các đồ dùng văn phòng phẩm của công ty để đặt mua kịp thời. Bên cạnh đó, bạn có thể kiểm tra xem có nhân viên nào tự ý mang đồ dùng văn phòng phẩm của công ty về nhà hay không.
4. Tái sử dụng khi có thể
Rất nhiều đồ dùng văn phòng phẩm có thể tái sử dụng để tiết kiệm chi phí, bảo vệ môi trường. Với các loại giấy in, chúng ta có thể tận dụng lại các tờ giấy còn trắng một mặt để làm giấy nháp, in tài liệu không quan trọng, tài liệu nội bộ. Công ty có thể đặt thùng giấy tái chế ở gần chỗ ngồi của các nhân viên, gần máy in, máy photocopy…
Bên cạnh đó, các nhân viên có thể chia sẻ những vật dụng mình không dùng đến cho người khác như: kẹp ghim, kẹp bướm, giấy note, bút nhớ, cặp tài liệu… Cách làm này giúp tận dụng tối đa công năng củavăn phòng phẩm và giảm chi phí mua sắm mới khi chưa cần thiết.
.jpg) |
5. Chọn văn phòng phẩm chất lượng
Đối với một món văn phòng phẩm, cũng có rất nhiều chủng loại, chất lượng từ thượng vàng đến hạ cám. Thường thì món hàng rao bán được quảng cáo đúng tên gọi, chất lượng có thương hiệu với giá siêu rẻ trong bảng báo giá. Tuy nhiên khi thực tế giao hàng, khách hàng lại nhận được món hàng văn phòng phẩm tương tự nhưng kém chất lượng, sử dụng không được như ý và chúng mau chóng hỏng trong thời gian ngắn.
Như vậy, chi phí cho việc mua đi mua lại các món văn phòng phẩm giá rẻ nhưng chất lượng kém còn hao phí nhiều hơn so với việc mua hẳn một sản phẩm văn phòng phẩm chính hãng chất lượng tốt của các hãng lớn trong nước như Thiên Long, thương hiệu Flexoffice… với mức giá tốt. Việc ra sức tiết kiệm chi phí văn phòng phẩm lại trở thành gánh nặng chi phí hơn cho doanh nghiệp khi gặp phải muôn vàn chiêu thức tiếp thị chèo kéo, gạt gẫm khách hàng của các cơ sở cung cấp văn phòng phẩm siêu rẻ, hoạt động nhỏ lẻ, chắp vá…
CTG
Nguồn tin: thanhgiong.vn
Từ khóa:
quản lý, văn phòng phẩm, phần việc, quan trọng, bộ phận, nhân sự, công ty, khoa học, theo dõi, sử dụng, hiệu quả, thu mua, kịp thời, nhu cầu
Những tin mới hơn
- 3 điều sếp giỏi không bao giờ nói (03/02/2014)
- 10 bí quyết trở thành doanh nhân giỏi hơn trong năm 2014 (05/03/2014)
- Những tố chất của người lãnh đạo tài ba (11/03/2014)
- 8 điều nên làm trong ngày đầu tiên đến công sở (16/03/2014)
- 10 phẩm chất phải có của nhà lãnh đạo tương lai (03/02/2014)
- 10 phẩm chất phải có của nhà lãnh đạo tương lai (22/01/2014)
- Bạn có biết dung hòa các mối quan hệ? (03/01/2014)
- 10 bí quyết quản trị của người Nhật (10/01/2014)
- 10 bí quyết giúp bạn thúc đẩy sự nghiệp (14/01/2014)
- 10 bước để đạt sự tự tin của lãnh đạo bậc cao (28/12/2013)
Những tin cũ hơn
- 5 thói quen làm việc đáng học hỏi từ người Nhật (09/12/2013)
- Cẩm nang xây dựng uy tín cho nhân viên mới (05/12/2013)
- 8 việc cần chuẩn bị cho công việc trong năm 2014 (25/11/2013)
- 8 câu hỏi giúp bạn gây ấn tượng tốt với sếp (17/11/2013)
- 11 thói quen đáng bị “tuýt còi” ở công sở (01/11/2013)
- Nghệ thuật phê bình nhân viên (25/10/2013)
- Không nản chí khi thất bại (22/10/2013)
- 5 câu nói, hành động khiến bạn “mất điểm” trong cuộc phỏng vấn (20/10/2013)
- 10 câu không nên hỏi một người bạn đang thất nghiệp (07/10/2013)
- Nghệ thuật phê bình nhân viên (03/10/2013)
.
.
Liên hệ
.
.
|
Bí thư Huyện đoàn Tel: 05103.823.888 Hội LHTN huyện Tel: 05103.847.383 Hội đồng đội huyện Tel: 05103.823.888 |
.
.
|
.
.
.
|
.
.
Liên kết
.
.
|
Đoàn xã Tam Lộc Đoàn xã Tam Phước Đoàn xã Tam Thành Đoàn xã Tam An Đoàn xã Tam Đàn Đoàn xã Tam Đại Đoàn xã Tam Thái Đoàn xã Tam Lãnh Đoàn xã Tam Dân Đoàn xã Tam Vinh Đoàn Thị trấn Phú Thịnh Đoàn cơ sở Công an huyện Đoàn cơ sở cơ quan Chính quyền Chi đoàn Kho bạc nhà nước Chi đoàn NHCS-BHXH Chi đoàn CQQS Chi đoàn Trung tâm y tế Chi đoàn Cơ quan Đảng Chi đoàn CQ MT-ĐT Đoàn trường THPT Trần Văn Dư Đoàn trường THPT Nguyễn Dục
|
.
.
Thăm dò ý kiến
.
|
.
.
.
Bản quyền 2012 thuộc về Đoàn TNCS Hồ Chí Minh huyện Phú Ninh
Địa chỉ: TT Phú Thịnh - H. Phú Ninh - Quảng Nam | Tel: 3.601 .383 - 3.847.383 | Email:huyendoanphuninh@phuninh.gov.vn
© Copyright 2010 - All right reserved by Mr.Luu - 0905914411 | Thiet ke Website Quang Nam
Địa chỉ: TT Phú Thịnh - H. Phú Ninh - Quảng Nam | Tel: 3.601 .383 - 3.847.383 | Email:huyendoanphuninh@phuninh.gov.vn
© Copyright 2010 - All right reserved by Mr.Luu - 0905914411 | Thiet ke Website Quang Nam
.
.