Kính gửi:         Các cơ sở Đoàn trực thuộc.
 
Thời gian qua, công tác tổ chức xây dựng Đoàn cơ bản được các cấp bộ Đoàn trong toàn huyện triển khai thực hiện tốt. Tuy nhiên, qua theo dõi thực tế, một số cơ sở Đoàn vẫn còn xem nhẹ công tác này. Việc nắm bắt, theo dõi số lượng đoàn viên thanh niên, công tác kết nạp đoàn viên mới, phát thẻ đoàn, sinh hoạt Đoàn và việc quản lý hồ sơ, sổ sách, đoàn vụ, đoàn tịch ở vài nơi chưa được chú trọng.
Để thực hiện tốt nhiệm vụ xây dựng Đoàn vững mạnh, mở rộng mặt trận đoàn kết tập hợp thanh niên và đồng hành với thanh niên lập thân, lập nghiệp, Ban Thường vụ Huyện đoàn yêu cầu các cơ sở Đoàn trực thuộc tập trung chấn chỉnh và làm tốt một số nội dung sau:
1. Thực hiện nghiêm túc Hướng dẫn số 27-HD/TWĐTN ngày 23/10/2013 của Ban Bí thư Trung ương Đoàn TNCS Hồ Chí Minh về một số nội dung nghiệp vụ công tác đoàn viên; tăng cường công tác kiểm tra, đôn đốc hướng dẫn đoàn viên sinh hoạt Đoàn nơi cư trú theo Hướng dẫn số 24-HD/HĐTN ngày 25/7/2013 của Ban Thường vụ Huyện đoàn về hướng dẫn đoàn viên sinh hoạt Đoàn nơi cư trú.
2. Rà soát, nắm lại thật chắc và chính xác số lượng đoàn viên, thanh niên ở địa phương, đơn vị mình (theo biểu mẫu gửi kèm). Việc thống kê lại số lượng đoàn viên thanh niên phải được tiến hành từ cấp chi đoàn. Đề nghị đồng chí Bí thư cơ sở Đoàn trực thuộc trực tiếp chủ trì và chỉ đạo, hướng dẫn Ban Chấp hành Chi đoàn trong việc thống kê số lượng đoàn viên thanh niên ở từng địa bàn, đơn vị. Trong quá trình thống kê cần lưu ý kỹ các thông tin trích ngang lý lịch, nhu cầu và quá trình về việc học, việc làm, công tác của đoàn viên thanh niên. Danh sách đoàn viên thanh niên ở chi đoàn được tổng hợp gởi về các cơ sở Đoàn trực thuộc để làm cơ sở dữ liệu tổ chức của Đoàn và sẽ được cập nhật, theo dõi, quản lý trên hệ thống điều hành tác nghiệp của Huyện đoàn.
3. Chấn chỉnh công tác quản lý hồ sơ, sổ sách của các cơ sở Đoàn để đi vào nề nếp, tạo cơ sở thuận lợi cho công tác kiểm tra, giám sát của Đoàn. Từ đó nâng cao chất lượng quản lý đoàn viên bằng hệ thống hồ sơ, sổ sách của Chi đoàn và Đoàn cơ sở; Các đơn vị hướng dẫn các Chi đoàn trực thuộc đảm bảo đầy đủ, sử dụng hiệu quả các loại hồ sơ, sổ sách theo quy định. Đồng thời, phải có trách nhiệm bảo quản hồ sơ, sổ sách cẩn thận, không để hư hỏng, mất mát. Mọi thông tin trong các hồ sơ, sổ sách phải trung thực, chính xác và phải được bổ sung, cập nhật thường xuyên.
4. Thực hiện chặt chẽ, đảm bảo quy trình kết nạp đoàn viên mới và phát thẻ đoàn viên theo quy định của Điều lệ Đoàn. Từ năm 2014, việc theo dõi tổng hợp tổng số đoàn viên mới được kết nạp hàng năm sẽ căn cứ trên số lượng thẻ đoàn viên (theo quy định của Trung ương Đoàn) được cấp cho các đơn vị từ Văn phòng Huyện đoàn.
5. Đề nghị BTV Đoàn xã, thị trấn tiến hành tổ chức và chủ trì giao ban Bí thư chi đoàn thôn, khối phố trước 6 tháng đầu năm 2014 để nắm bắt tình hình và kịp thời động viên, khen thưởng, chia sẻ đội ngũ này, đồng thời chỉ đạo các Chi đoàn tiến hành tổ chức sinh hoạt định kỳ đảm bảo theo quy định. Đề nghị BTV Đoàn xã, thị trấn thông báo thời gian để Thường trực Huyện đoàn tham dự các phiên giao ban và các buổi sinh hoạt định kỳ của chi đoàn (Gửi lịch đăng ký giao ban cụ thể, thời gian đang ký lịch chậm nhất đến hết ngày 20/4/2014).
Đối với cấp huyện: tổ chức giao ban Bí thư Chi đoàn thôn, khối phố trong quý II/2014 (sau khi các cơ sở trực thuộc triển khai) để nắm bắt, tổng hợp tình hình, nhu cầu thực tế của cán bộ Đoàn hiện nay, qua đó xây dựng phương án nâng cao chất lượng sinh hoạt chi đoàn và đội ngũ cán bộ ĐVTN trong thời gian đến để báo cáo BTV Huyện ủy.
6. Tiến hành rà soát lại đội ngũ cán bộ chủ chốt của Đoàn để chuẩn bị xây dựng phương án nhân sự chủ chốt của cấp bộ Đoàn cho nhiệm kỳ mới đảm bảo theo Quy chế cán bộ Đoàn. Đề nghị các cơ sở Đoàn trực thuộc tích cực làm việc với cấp ủy Đảng cùng cấp và cấp ủy cơ sở để tham mưu, đề xuất luân chuyển, bố trí công tác phù hợp đối với cán bộ Đoàn trưởng thành và có kế hoạch phát hiện, đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ kế cận.
7. Đề nghị Ủy ban Kiểm tra Huyện đoàn xây dựng kế hoạch tổ chức kiểm tra chuyên đề về công tác tổ chức xây dựng Đoàn, đoàn vụ, đoàn tịch ở một số xã, thị trấn trong 6 tháng đầu năm 2014.
 
Nhận được công văn này, đề nghị các cơ sở Đoàn trực thuộc nghiêm túc triển khai thực hiện nhằm góp phần làm tốt công tác tổ chức xây dựng Đoàn trong Năm Thanh niên tình nguyện-kiện toàn chi đoàn mạnh 2014./.